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如何強化與控制連鎖店 |
如何強化與控制連鎖店總部的采購功能
連鎖店總部的采購功能是運作連鎖企業(yè)的核心功能，強化采購功能并對其實施嚴格的控制，是每一個連鎖企業(yè)需要高度重視的。
一、強化采購功能的兩種主要方法
針對目前我國許多連鎖企業(yè)采購業(yè)務運轉的實際，提出兩種方法作為大家的參考。
１、制定供貨商準入制度
絕大多數(shù)中國的連鎖企業(yè)中，每天采購部里供貨商客戶盈門，一片嘈雜，給人一種無序的印象，但其中工作效率并不高。造成此種狀況的原因是，許多供貨商并不是符合連鎖企業(yè)條件的供貨商，但我們已花費了大量時間進行了接觸交往，結果對雙方都一無所獲。因此要提高采購業(yè)務部的工作效率，就需要制定一個供貨商的準入制度，即在進入正式談判之前，制定這樣一個制度，告知連鎖企業(yè)要求供貨商配合做到的基本交易條件，如供貨商作出承諾即可安排正式的交易談判。這種方法可以制度的形式選不合格的供貨商，使業(yè)務談判程序化并提高效率。
�。�、制定對供貨商接待與信息反饋的時間制度
我們許多的連鎖企業(yè)以公司的作息時間作為供貨商的接待時間，這樣就客觀上造成一種事實，采購業(yè)務部每天都在接待供貨商，其工作人員根本無時間去進行市場調(diào)查，下門店了解商品的適銷率、商品價格、競爭對手的商品線組合和價格線組合，而是把大量時間花在供貨商接待上，缺乏時間對市場進行了解。所以在制度上進行規(guī)定，規(guī)定接待進貨商的時間，這種時間一般以一周２天為好，余出３天讓采購業(yè)務人員進行市場調(diào)查和制定采購計劃，這也是提高采購業(yè)務工作質(zhì)量的時間上的保證。提高采購工作效率很重要的一環(huán)是對供貨商信息反饋的時間承諾，即對新的供貨商提供的商品，或對原有供貨商的新品是否能進入連鎖公司的采購系統(tǒng)，要制定時間規(guī)定，不能讓供貨商無限期等待，無這種時間承諾制往往會失去許多商機，也會造成采購業(yè)務人員工作的低效率化。
二、采購業(yè)務部的程序化分段控制法
我國許多連鎖企業(yè)中現(xiàn)行的采購業(yè)務流程必須改變，這種流程的缺點是，單人的全過程操作，雖然最后由總經(jīng)理決定，但往往是形同虛設的，而最大的缺陷是，缺乏監(jiān)督和控制，如控制不當會造成對連鎖企業(yè)的災難性后果。如在我國一些連鎖企業(yè)中已有一些現(xiàn)象值得深思，如采購部業(yè)務人員具有供貨商公司的股權，對供貨商付款由采購部說了算，公司交易條件的回扣等等，如不加強對采購業(yè)務部門的控制，連鎖企業(yè)就不可能良性發(fā)展。所以對采購業(yè)務部門的控制必須在制度上和程序及操作上作出界定。我們可按采購業(yè)務的流程，作如下的分段控制。
�。�、采購談判，即由專人負責與供貨商的談判，這種談判按公司制定的供貨商文件進行，并按供貨商文件與供貨商簽訂采購合同。公司要專門培養(yǎng)一批談判高手，使之成為真正的買手，這與公司的利益十分有關。
２、按合同訂貨。在完成了訂貨合同后，采購業(yè)務部第二批專人開始按照合同，并根據(jù)各連鎖門店的銷售情況向供貨商發(fā)出送貨指令，這種指令的發(fā)出不要認為是很簡單的事，必須要考慮許多綜合的因素，如銷售量與周轉量的平衡，供貨商最低與最高送貨批量、送貨的間隔時間與頻率等。
�。�、與供貨商的服務配合與監(jiān)督。供貨商的商品進入連鎖公司后，采購業(yè)務部要有專人對商品在各個環(huán)節(jié)的運轉進行監(jiān)督與控制，對供貨商的服務既要進行配合，也要進行考核與評價，以此作為公司制定對不同類型供貨商的政策。
�。础⒏犊�。采購業(yè)務部會同財務部按照訂貨合同，參照供貨商服務配合和其他方面的考核標準對供貨商進行付款。
以上這種程序化的分段控制方法，把采購過程分解成四個階段，并進行專業(yè)化分工的操作，既能通過專業(yè)化分工提高連鎖店總部的采購功能與采購效率，又能通過各個環(huán)節(jié)的互相監(jiān)督與控制，達到對采購業(yè)務部的有效控制。
對采購業(yè)務而言，光片面強調(diào)控制是不夠的，因為這是一個變化最多端的領域，個人的素質(zhì)和才華在這一領域是很容易得到發(fā)揮的，要強化總部的采購功能，首先要選好人才，光是聽話的而無創(chuàng)造力的人對連鎖企業(yè)長期發(fā)展不利，而具有創(chuàng)造力的人往往又會使人感到無法控制。因而一般觀點是，建立采購系統(tǒng)的制度是為了達到有效控制，但對采購業(yè)務人員的選用，老總們應超越自我，以素質(zhì)和才華為重，因為只有具有創(chuàng)造力的業(yè)務人員才可能為企業(yè)創(chuàng)造財富，況且良好的企業(yè)制度可以規(guī)范他們本身的行為。
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